Limited Company Bookkeeping｜香港有限公司做帳及會計記錄指南
香港有限公司是獨立法律實體，公司資金、董事股東往來及私人支出必須清楚分開。Limited Company Bookkeeping 不只是輸入銀行交易，還要記錄收入、成本、資產、負債、股本、貸款及應收應付，完成銀行對帳並保存支持文件，讓帳目可銜接財務報表、審計及利得稅申報。
有限公司即使交易少，也要建立帳目
公司沒有盈利、只由董事墊支，或全年只有少量交易，都不等於沒有會計記錄。公司成立後的注資、銀行費、專業費、設備、收入及其他支出，均應按實際性質記錄並保留文件。
基本帳目應做到
有限公司做帳要特別處理甚麼？
獨立公司資金
公司銀行存款並非董事私人金錢，提款及私人使用必須按實際情況記錄。
股本與股東貸款
股東投入資金可能是股本或貸款，兩者在帳目及公司安排上並不相同。
董事往來帳
董事代支、公司代付、提款及還款需要逐項記錄，不能全部放入一般支出。
資產與折舊資料
電腦、設備、裝修及車輛等未必應全部直接列作當月營運費用。
財務報表與審計
日常帳目須整理至可編製財務報表及提供核數師檢查的程度。
利得稅銜接
報稅數字應建基於完整帳目及適當調整，而不是只申報銀行結餘或收款總額。
香港有限公司應整理哪些會計記錄？
記錄應足以解釋交易內容及公司財務狀況。只有一張銀行月結單，通常不足以分辨收入、貸款、退款、資產購置或私人往來。
| 帳目範圍 | 常見文件 | 需要確認 |
|---|---|---|
| 銷售及收入 | 發票、收據、合約、平台報表 | 收入期間、退款、折扣及未收款 |
| 採購及支出 | 供應商發票、收據、訂單及付款 | 業務用途、預付款及應付帳 |
| 銀行及平台 | 月結單、CSV、信用卡及支付平台 | 轉帳、手續費、外幣及未達帳 |
| 董事及股東 | 注資、貸款、代支、提款及還款 | 股本、欠款及私人使用 |
| 員工及薪酬 | 薪金、MPF、報銷及僱主文件 | 應付薪金、假期及僱主申報 |
| 資產與負債 | 設備、按金、貸款、租賃及存貨 | 成本、使用日期、結餘及支持文件 |
有限公司每月 Bookkeeping 7 步流程
即使公司選擇季度整理，也應每月保存文件及查看銀行、欠款與現金狀況，避免到年結才發現資料缺失。
董事替公司付款，不能直接忽略
公司初期常由董事使用私人卡支付註冊費、軟件或設備。這些交易應保留單據及付款證明，並按實際安排記錄公司支出及公司對董事的往來，而不是只記支出而不記資金來源。
每筆往來要分清
Bookkeeping 如何銜接審計及報稅？
日常 Bookkeeping 先建立完整交易記錄；年結時再核對資產、負債、應收應付、存貨及其他結餘，處理必要的會計調整並編製財務報表。核數師會按審計程序檢查資料，而利得稅申報則以帳目及相關稅務調整為基礎。
每月、季度還是年度做帳？
每月 Bookkeeping
適合交易持續、有應收應付、員工、存貨或需要管理報表的有限公司。
季度 Bookkeeping
適合交易較少但仍希望定期整理的公司；文件仍應每月收集及保存。
年度整理
只適合交易極少且文件非常整齊的情況；較難及時發現漏單、欠款及現金流問題。
有限公司做帳收費取決於甚麼？
報價通常應按實際工作量，而不是只按公司營業額。多個銀行、支付平台、外幣、存貨、員工及董事往來，都會增加分類、對帳及覆核時間。
有限公司常見做帳錯誤
公司私人混帳
董事直接使用公司戶口支付私人消費，帳目沒有清楚記錄往來。
把注資當收入
股本或股東貸款被錯誤分類為營業收入，扭曲公司盈利。
等收到稅表才做帳
文件和交易原因已經遺失，年結、審計及報稅時間同時受壓。
沒有銀行對帳
帳面有數字但無法與銀行餘額核對，重複及遺漏交易未被發現。
資產全部當支出
設備、裝修或其他長期項目沒有按實際性質建立資產記錄。
帳目沒有文件
只輸入金額但沒有發票、合約、付款證明及說明，難以核實交易。
有限公司每月做帳檢查表
| 每月檢查項目 | 完成 | 待跟進 |
|---|---|---|
| 所有收入、退款及未收發票已記錄 | □ | □ |
| 支出有單據、付款證明及業務用途 | □ | □ |
| 銀行、信用卡及平台全部完成對帳 | □ | □ |
| 董事股東往來已分類及核對 | □ | □ |
| 應收、應付、資產及貸款明細已更新 | □ | □ |
| 異常、重複及缺件交易已查詢 | □ | □ |
| 管理層已查看損益、現金及主要結餘 | □ | □ |
由日常帳目銜接年結及審計
Limited Company Bookkeeping FAQ
香港有限公司一定要做帳嗎？
有限公司應保存足夠的會計記錄，讓公司的交易及財務狀況可以確定。即使沒有收入或交易很少，公司成立後的注資、費用、資產及其他往來仍應記錄。
沒有營業的有限公司仍需要 Bookkeeping 嗎？
視乎公司是否真正沒有任何交易。銀行費、公司秘書費、商業登記、審計費、董事墊支或設備購置都屬需要處理的記錄，不能只因沒有銷售便視為零帳目。
有限公司可以自己用 Excel 做帳嗎？
交易少及流程簡單時可以，但必須保持一致分類、銀行對帳、文件索引、版本控制及備份。當交易、使用者、外幣、存貨或報表需要增加，應考慮會計軟件或外判。
董事用私人信用卡支付公司費用如何處理？
應保留發票、付款證明及業務用途，並按實際安排同時記錄公司支出和董事往來。日後公司報銷時，再配對原有往來結餘。
Bookkeeping 完成是否等於完成 Audit？
不等於。Bookkeeping 建立及整理日常交易；會計年結涉及調整及財務報表；Audit 則由核數師按審計程序檢查財務報表並發表意見。
有限公司應每月還是每年做帳？
有持續交易、應收應付、員工、存貨或現金流管理需要的公司，通常更適合每月處理。交易極少的公司可按季度整理，但文件仍應每月保存。
Sparks 可以協助整理有限公司帳目嗎？
可以先按交易量、銀行和平台、外幣、董事往來、現有記錄及年結期限評估，再安排每月、季度、年度或 Catch-up Bookkeeping。
有限公司做帳的核心，是每筆公司交易都可追溯
如公司一直由董事代付、帳目只靠銀行記錄，或準備第一次年結，可先整理銀行、單據、股本、董事往來及每月交易量，再建立合適的 Bookkeeping 流程。
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